北海市第二人民医院医药代表院内拜访工作人员管理制度
为进一步加强我院行业作风建设，规范接待医药生产经营企业业务人员的行为，严明行业纪律，深入纠治医药购销领域不正之风，提高我院工作人员廉洁自律性，根据《全区医疗机构及其工作人员廉洁从业行动计划（2021-2024年）》（国卫医函〔2021〕169号）及《医疗机构工作人员廉洁从业九项准则》（国》卫医发〔2021〕37号）文件精神，结合我院的实际情况，重新修订本制度。
一、适用范围
（一）本制度所称的医药代表，是指药品、医用耗材和医用器械等生产经销单位聘请的从事药品、医用耗材、医用器械产品等宣传、商业推广、投标等活动的人员（设备安装维修人员、日常货物票据对接人员和技术人员除外）。
（二）本制度所称工作人员，主要指院内与药品、医疗器械、医用耗材管理使用有关联的工作人员。
二、接待管理
（一）备案登记。医药代表需在我院开展有关产品宣传、商业推广、投标活动的，首次来访时还需到行风办建档、备案登记，也可提前一周将所需的建档材料电子版，发送我院行风办邮箱（eyyyydb@126.com）；填写《医药代表院内拜访备案登记表》，办理《来访通知单》，医药代表携《来访通知单》到药剂科、器械管理科、招采组等部门进行预约登记。如医药代表建档内容有变、备案登记有效期满一年时，则需重新登记备案。
（二）医药代表备案建档，应当包含以下材料：
1.药品、医用器械、医用耗材等生产经营企业营业执照扫描件。
2.生产经营企业法定代表人签字并加盖公章的授权委托书，且内容必须包含具体授权开展的业务和授权期限等。
3.被授权人身份证扫描件或复印件。
4.有生产经营企业医药代表签字的廉洁承诺书（加盖公章）。
5.建档材料一式两份，一份交行风办，一份交相应部门。
（三）严禁任何科室和个人违反接待管理制度有关规定，擅自在院内与医药代表接触。不允许医药代表未经建档备案预约在诊疗区域、办公区域进行产品推介和促销等活动。
（四）预约登记。
1.药剂科、器械管理科、招采组等接待部门需按“有预约有流程有记录”的要求接待医药代表。
2.医药代表到药剂科、器械管理科、招采组预约登记时，需填写《医药代表院内拜访预约接待登记汇总表》，提供以下预约信息：姓名、性别、工作单位、个人联系电话；拟开展业务的名称；预约登记时间。提供建档材料一份。
（五）接待流程。
1.接待材料审批。由药剂科、器械管理科、招采组等相关部门在2个工作日内根据预约的内容和先后顺序，通过电话或者邮箱等回复医药代表是否被接待，以及被接待的时间、地点，并填写接待审批登记表（电子版）备查；如医药代表涉及推介新产品或敏感药品、举办协会学会活动时，药剂科、器械管理科、招采组等相关部门需通过书面的形式经分管领导同意，交行风办备案后，方能确定接待的相关事宜。
2.接待材料现场复核。药剂科、器械管理科、招采组等相关部门需根据预约登记表的信息，现场对医药代表身份信息、拟开展的业务进行复核，通过复审的医药代表，给予接待；当拟被接待的医药代表与事先预约人员信息不一致时，如果拟被接待人能说明理由并能提供书面说明、生产经营企业授权委托书原件、拟被接待人身份证原件、医药代表廉洁承诺书等材料，且经药剂科、器械管理科、招采组等相关部门审核通过的，可给予接待。对未提前预约或审核未通过（包括医药代表与事先预约人员信息不一致且未能提供相关材料的、拟开展的业务与授权开展的业务不相符等情况）的医药代表一律不予接待，并由药剂科、器械管理科、招采组等相关部门在接待登记表（电子版）中备注。
（3）现场接待。接待部门需按照“三定三有”即“定时定点定人”的要求对通过审核的医药代表进行接待。接待部门集体接待时间为每周星期二下午（节假日除外），接待地点为行风管理办公室（新院区大门口）。接待人员可包括院领导、职能部门负责人、临床医药技主任（副主任）。每次接待时，接待人员原则上包括行风办人员一名、器械管理科、招采组或药剂科主任（副主任）一名、相关临床医技科主任（副主任）一名或医生代表一名，保证至少有3名工作人员在场。
3.接待记录
药剂科、器械管理科、招采组等相关部门接待医药代表后，需做好接待记录，并填写接待登记表（电子版）和留存现场审核医药代表的相关材料（复印件）备查。
三、监督管理
（一）在规范管理接待医药代表工作中，领导班子成员根据分工对分管部门负领导责任，纪检监察室、行风办负监督责任，相关科室主任负直接管理责任。
（二）纪检监察室和行风办随机抽查接待流程、记录。一旦发现我院工作人员违规接待未通过审核的医药代表，由纪检监察室约谈涉事工作人员、科室负责人，责令改正；发现接待登记的相关内容、记录不完整或建档材料不齐全时，督促相关部门限时补充完善。
（三）纪检监察室和行风办不定期实地、监控巡查，一旦发现医药代表在规定时间、地点外进行推销等违规情况，立即阻止并保留证据。
（四）本院工作人员擅自接待医药代表，一经发现，由纪检监察室约谈涉事工作人员、科室负责人，并进行全院通报批评；情节严重的，记入个人医德医风档案，取消当年度所有评优评先资格；涉嫌违法违纪违规的，交由纪检监察室调查处理；涉嫌犯罪的，移交司法机关处理。
（五）一旦发现医药代表擅自进入医院诊疗区域开展宣传、推广等违规行为时，首次由分管医药、器械、招投标的院领导约谈涉事企业负责人，并停止采购该医药代表代理的医药产品3个月；再次则终止双方业务来往，医药代表将被列入医院黑名单，两年内不得在医院开展业务活动。
